Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Ihre Speditionsrechnung fällt darunter. Viele haben diese Pflicht übersehen, weil sich eine PDF im Postfach digital anfühlt. Sie ist es aber nicht: Eine PDF ist keine E-Rechnung. Was mit den Fristen wirklich auf Sie zukommt, welche Formate zählen – und warum Sie sich um Ihre Frachtrechnung bei uns keine Gedanken machen müssen.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ihre Buchhaltungssoftware kann ihn direkt einlesen und verarbeiten, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Genau das ist der Unterschied zur klassischen Rechnung als PDF oder Papier: Die PDF ist ein Bild für das menschliche Auge, die E-Rechnung ein Datensatz für die Maschine.
In Deutschland erfüllen vor allem zwei Formate die Vorgaben: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL). ZUGFeRD kombiniert dabei ein sichtbares PDF mit einem eingebetteten Datensatz – es sieht aus wie eine gewohnte Rechnung, ist aber technisch eine echte E-Rechnung. Eine einfache PDF ohne diesen Datensatz erfüllt die Anforderung nicht.
Die Fristen – wer ab wann muss
Der Gesetzgeber staffelt die Pflicht in mehreren Stufen; die verbindlichen Termine stehen in der BMF-FAQ zur E-Rechnung. Wichtig ist die Trennung zwischen empfangen und ausstellen:
- Seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt bereits – auch für kleine Betriebe.
- Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen Unternehmen.
In der Übergangszeit 2025 bis 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papierrechnungen verschickt werden; kleinere Unternehmen und etablierte EDI-Verfahren haben bis Ende 2027 Aufschub. Die Pflicht betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Der entscheidende Punkt, den viele überhören: Die Empfangspflicht gilt jetzt schon, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Was das für Ihre Speditionsrechnung heißt
Eine Frachtrechnung ist eine B2B-Rechnung wie jede andere – also fällt auch sie unter die E-Rechnungspflicht. Sie müssen die Speditionsrechnung Ihres Dienstleisters künftig als strukturierten Datensatz empfangen und verarbeiten können. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern seit 2025 der Fall.
Hier die gute Nachricht: Bei uns müssen Sie dafür nichts umstellen. Vehar erstellt Ihre Speditionsrechnungen bereits als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD – direkt aus unserem Carlo-Transportmanagementsystem. Sie bekommen den Datensatz, den Ihre Buchhaltung einliest, ohne Nacharbeit. Das ist derselbe Weg, auf dem wir auch den CO₂-Wert automatisch auf der Rechnung ausweisen: Was das System ohnehin sauber erfasst, geben wir strukturiert weiter.
Ehrlich abgegrenzt: E-Rechnung ist im Kern ein steuerliches und buchhalterisches Thema. Wie Sie eingehende E-Rechnungen in Ihrer Buchhaltung verarbeiten und revisionssicher archivieren (Stichwort GoBD), klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder über Ihre Buchhaltungssoftware. Wir sorgen dafür, dass unsere Rechnung im richtigen Format bei Ihnen ankommt – die Verarbeitung dahinter ist nicht unsere Rolle.
Was Sie jetzt tun sollten
Drei Punkte, kurz gehalten: Erstens prüfen, ob Ihre Buchhaltung E-Rechnungen empfangen und lesen kann – diese Pflicht läuft bereits. Zweitens mit Ihrem Steuerberater klären, ab wann Sie selbst ausstellen müssen (2027 oder 2028). Drittens: Bei Ihren Speditionsrechnungen von Vehar ist der Teil erledigt. Wenn Sie Fragen zum Rechnungsformat für Ihre Transporte haben, sprechen Sie uns an oder beauftragen Sie Ihren Transport hier.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Auf eine Frage tippen, um die Antwort zu öffnen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF ist ein Bilddokument. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Bekomme ich meine Speditionsrechnung von Vehar als E-Rechnung?
Ja. Wir stellen Ihre Speditionsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus unserem Carlo-Transportmanagementsystem aus.
Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?
Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle, unabhängig von der Größe. Die Ausstellungspflicht greift für kleinere Unternehmen ab 2028.
