E-Rechnung

Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass sie sich ohne Medienbruch weiterverarbeiten lässt. Das per E-Mail verschickte PDF fällt nicht darunter: es ist ein Abbild einer Rechnung, keine Datenstruktur.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebettetem XML und ist damit für Menschen und Maschinen zugleich lesbar. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Für inländische B2B-Umsätze gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können; die Ausstellungspflicht greift gestaffelt in den Folgejahren. Für Speditionen betrifft das vor allem Frachtabrechnung und Gutschriftverfahren.

Inhaltlich ändert sich nichts: Eine E-Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung, nur als Datenfeld statt als Textzeile. Bei grenzüberschreitenden Sendungen bleibt die Handelsrechnung für den Zoll davon unberührt.